A kézzel írt számlák ideje rég lejárt, előbb-utóbb minden vállalkozó rádöbben, hogy egy számlázó program feltétlenül szükséges számára a gyorsabb működés és a hatékonyság érdekében. A nehéz kérdés csak ezután következik, melyik számlázó program lesz a legjobb.
Egy számlázó program esetében nagyon fontos, hogy olcsó legyen, ám ne legyen híján azoknak a funkcióknak, melyekre feltétlenül szükség van. Nyilvánvalóan ezt az eszközt a legnehezebb megtalálni. Pontosan ezért fordul elő olyan gyakran, hogy két-három próbálkozás után találjuk csak meg az igazit, amivel valóban elégedettek vagyunk. Éppen ezért érdemes végig gondolni, mit is kell tudnia egy ilyen szoftvernek, mi biztosítja azt számunkra, hogy ne kelljen időről-időre új lehetőségek után nézni.
Alapvető igény egy számlázó program tekintetében, hogy alkalmas legyen a törvények által meghatározott számla kibocsátására. Honnan tudjuk előre, hogy egy kiválasztott szoftver ezt biztosítja majd számunkra? Ez nagyon egyszerű. Olyan programot kell választani, amit már sokan használnak, hiszen több ezer ember nem tévedhet (hosszú távon legalábbis biztosan nem). A jó számlázó program webes felületén, ahonnan le lehet azt tölteni vagy bármilyen más módon beszerezni, általában fel van tüntetve, hogy abban a pillanatban hányan használják. Olyat érdemes választani, amit legalább 20 ezer ember (cég, vállalkozás, stb.) használ. Minél több az adott számlázó program aktív felhasználója, annál biztosabb, hogy az a szoftver lesz a jó választás. Sokan azonban elkövetik azt a hibát, hogy kizárólag ezt az egy adatot veszik figyelembe, holott ez még csak egyetlen sarkalatos pont a megfelelő számlázó program kiválasztásához.
A másik leggyakoribb nézőpont számlázó program kiválasztása előtt az ár. Természetes, hogy minél olcsóbban tudjuk beszerezni az adott szoftvert, annál jobban járunk. Azonban ez is sok hiba forrása lehet. Sokan letöltik egy számlázó program ingyenes próbaverzióját vagy egy demót, azután elkezdik használni, majd amikor a konkrét vásárlásra kerül a sor, akkor jönnek rá, hogy jóval drágább, mint amire számítottak, és ekkor újra lehet kezdeni a megfelelő számlázó program felkutatását.
Az árhoz szorosan kapcsolódik az a tényező is, hogy egy számlázó program ára hogyan van kialakítva, van-e éves frissítési díj. Gyakori eset, hogy egy számlázó program használata során, csupán az első év (vagy adott tárgyév) letelte után derül ki ez az információ, ami esetleg sokkal nagyobb költséget jelent, mint amennyit szeretnénk kifizetni a számlázó program használatáért. Azonban, ha megfelelően informálódunk, akkor ez nem fordulhat elő. Ki kell deríteni minden árhoz kapcsolódó tényezőt még a számlázó program kiválasztása előtt.
A fentieken kívül természetesen még fontos, hogy az adott számlázó program képes legyen azokra a funkciókra, melyekre szükségünk van. Ezeket az adatokat akár a könyvelő segítségével is összeszedhetjük, úgy már könnyebb lesz a számlázó program kiválasztása. Ilyen adatok lehetnek a szabadon megadható áfa kulcs, az elmenthető vásárlói vagy beszállítói adatok, változtatható számlakép, végül az sem mindegy, hogy mennyi idő alatt lehet egy számlát elkészíteni, valamint benne van-e az árban a korlátlan számlakiállítás.
Vásároljon körültekintően számlázó program típust, előzze meg a bosszankodást és a felesleges kiadásokat!
